Automatización del Anexo 15AI: qué validar antes del envío

El Anexo 15AI es el reporte con el que una entidad financiera informa a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS) su posición diaria de liquidez. Por su frecuencia, es también el reporte que más horas de trabajo manual acumula a lo largo de un mes cuando se prepara a partir de extracciones del sistema y de una hoja de cálculo que alguien del equipo conoce mejor que nadie.

Automatizarlo no consiste en reproducir esa hoja en otra herramienta. Consiste en definir de dónde sale cada dato, qué reglas lo transforman y qué debe comprobarse antes de que el archivo salga de la entidad. Este artículo recorre esas comprobaciones, que son las que separan un reporte que “sale solo” de uno en el que nadie confía.

El problema de origen: la hoja que creció

Una hoja de cálculo para el 15AI suele empezar pequeña. Con los meses incorpora pestañas auxiliares, ajustes manuales para casos especiales y fórmulas que nadie se atreve a tocar. Tres síntomas indican que llegó a su límite:

• Una o dos personas son las únicas que pueden emitirlo, y su ausencia es un riesgo operativo.
• Las validaciones se hacen “a ojo”, comparando con el día anterior, sin un registro de qué se revisó.
• Cuando la SBS observa una cifra, reconstruir cómo se calculó toma más tiempo que corregirla.

La automatización debe resolver los tres, no solo acelerar el cálculo.

Dónde viven los datos

El reporte combina información de al menos dos fuentes: el sistema core, que registra los saldos de activos y pasivos por producto y por moneda, y la contabilidad, que registra los mismos conceptos a nivel de cuenta. El primer trabajo es documentar, para cada línea del anexo, cuál es la fuente, con qué filtro se obtiene y a qué hora del día se toma el corte.

No es necesario modificar el core: basta con las extracciones que ya produce. Lo que sí hace falta es que esas extracciones sean las mismas cada día, con la misma estructura y el mismo horario, porque la mayoría de los errores de un reporte automatizado vienen de una fuente que cambió sin avisar.

Las validaciones que conviene incorporar

Un reporte automatizado sin validaciones solo produce errores más rápido. Estas son las comprobaciones que hemos encontrado más útiles, en el orden en que conviene ejecutarlas.

1. Completitud de las fuentes

Antes de calcular nada, el proceso debe verificar que cada extracción llegó, que corresponde a la fecha del reporte y que tiene un número de registros dentro de lo esperado. Una extracción vacía o de la fecha anterior produce un reporte que “cuadra” y que está mal.

2. Cuadre con la contabilidad

Los totales de activos y pasivos que entran al anexo deben coincidir con los saldos contables de las cuentas correspondientes, por moneda. Cuando no coinciden, la diferencia debe explicarse antes de continuar: una operación registrada en el core y no contabilizada, o un asiento manual sin contrapartida en el core.

3. Variación contra el día anterior

Cada línea se compara con la del día anterior y con un rango de variación razonable para esa línea. El objetivo no es bloquear el reporte, sino señalar qué cambió y pedir una explicación registrada: un vencimiento grande, una operación puntual, un cambio de tipo de cambio.

4. Consistencia interna

Los subtotales deben sumar; los ratios deben calcularse sobre las mismas bases que sus componentes; las cifras en moneda extranjera deben convertirse con el tipo de cambio de la fecha correcta. Son comprobaciones simples que evitan la mayoría de las observaciones de forma.

5. Límites regulatorios

Si el ratio resultante se acerca a un límite, el proceso debe advertirlo con anticipación, no cuando el archivo ya salió. Esta validación convierte el reporte en una herramienta de gestión y no solo de cumplimiento.

Lo que queda cuando el proceso está en producción

Un 15AI bien automatizado deja tres cosas que antes no existían:

• Una fuente de datos definida por línea, con su filtro y su horario de corte.
• Reglas de cálculo documentadas, que pueden revisarse cuando la norma cambia.
• Un registro de validaciones por fecha: qué se comprobó, qué se observó y quién aprobó.

El equipo de finanzas sigue revisando el reporte, pero revisa excepciones señaladas por el sistema, en lugar de volver a procesar la información. Y cuando alguien del equipo no está, el reporte sale igual.

Por dónde empezar

Si hoy el reporte se arma en una hoja de cálculo, el primer paso no es elegir una plataforma. Es documentar la hoja actual: fuentes, reglas y comprobaciones implícitas. Ese inventario suele revelar que buena parte del trabajo manual son validaciones que nadie formalizó, y es el insumo para decidir si la solución va en el sistema de la entidad, en Power Platform o en una hoja con controles y versiones.