Diferencias entre el sistema core y la contabilidad: dónde se originan

En una entidad financiera, el sistema core y la contabilidad registran las mismas operaciones. El core las registra como lo que son: un desembolso, un pago, una renovación. La contabilidad las registra como asientos en cuentas. En teoría, al final de cada día ambos registros dicen lo mismo. En la práctica, muchas áreas descubren las diferencias al cierre del mes, cuando ya es costoso explicarlas.

Este artículo describe dónde se originan esas diferencias y qué se puede hacer para encontrarlas durante el mes, no al final.

Dos registros, dos lógicas

El core trabaja con contratos y eventos: cada operación tiene un cliente, un producto, una fecha y un estado. La contabilidad trabaja con cuentas y saldos: cada asiento mueve importes entre cuentas sin necesariamente conservar el detalle del contrato que lo originó.

Entre ambos hay una traducción: reglas que convierten eventos en asientos. Cuando esa traducción está completa, documentada y se ejecuta igual cada día, los registros coinciden. Las diferencias aparecen cuando alguna de esas tres condiciones falla.

Dónde se originan las diferencias

Eventos sin regla contable

El core incorpora un producto nuevo, una condición especial o un tipo de transacción que no existía cuando se definieron las reglas. Las operaciones se registran en el core y no generan asiento, o generan uno genérico. Es la causa más frecuente en entidades que crecen rápido o que lanzan productos con frecuencia.

Cómo detectarlo: un control diario de eventos del core sin asiento asociado, o con asiento a una cuenta “puente” que debería estar en cero al final del día.

Reglas incompletas o ambiguas

La regla existe, pero no cubre todos los casos: una renovación con cambio de tasa, un pago parcial, una operación en moneda extranjera con tipo de cambio de otra fecha. El asiento se genera, pero por un importe distinto al del core.

Cómo detectarlo: una conciliación operativa-contable al nivel de contrato, no solo de totales. Los totales pueden cuadrar por compensación mientras los contratos individuales difieren.

Cortes de fecha distintos

El core cierra el día a una hora; la contabilidad toma los saldos a otra. Las operaciones que caen entre ambos cortes aparecen en un registro y no en el otro, y se regularizan al día siguiente. No es un error, pero si no está documentado, cada día produce una diferencia que alguien tiene que explicar.

Cómo detectarlo: documentar el horario de corte de cada fuente y clasificar automáticamente las diferencias “de corte” para que no consuman tiempo de revisión.

Ajustes manuales

Un asiento manual corrige una diferencia en la contabilidad sin corregir el core, o viceversa. La diferencia desaparece de la conciliación de hoy y reaparece mañana, porque la causa sigue ahí.

Cómo detectarlo: registrar cada ajuste manual con su causa y revisar periódicamente cuáles se repiten. Un ajuste que se repite cada mes es una regla contable que falta.

Qué cambia cuando se encuentran durante el mes

Si las diferencias se identifican al cierre, el equipo las explica con prisa, con la información del último día y con el calendario en contra. Si se identifican a diario, cada una tiene una causa visible y una corrección pequeña.

Lo que hemos visto funcionar:

• Una conciliación diaria automatizada entre core y contabilidad, al nivel de detalle en que ambos puedan compararse, con las diferencias clasificadas por causa.
• Un responsable por tipo de diferencia, que decide si se corrige el core, la contabilidad o la regla.
• Un inventario de reglas contables por producto y evento, que se revisa cada vez que el core cambia.

En entidades que han implementado Oracle Accounting Hub, ese inventario de reglas es el corazón de la plataforma: cada asiento se explica a partir del evento y de la regla aplicada. Pero el principio aplica con cualquier sistema: las diferencias se originan en la traducción entre eventos y asientos, y ahí es donde hay que mirar.

Por dónde empezar

Si el cierre se extiende por diferencias que se explican al final, el primer paso es clasificar las diferencias de los últimos cierres por causa. Esa clasificación suele mostrar que la mayoría se concentra en dos o tres productos o en un tipo de evento, y señala qué regla, qué corte o qué ajuste hay que corregir primero.